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[비즈니스 한국어] 전화 예절

man wearing brown suit jacket mocking on white telephone

받을 때

  1. 수화기를 들면 직장, 부서, 이름을 먼저 밝힙니다.
    예) 안녕하세요. XX(회사) 총무부 XXX입니다.

    넘겨 받은 전화의 경우에는 부서와 이름만 밝힙니다.
    예) 영업부 XXX입니다.
  2. 상대방의 신분이나 성명을 확인하고, 메모를 하면서 듣습니다. 내용이 분명하지 않을 때에는 양해의 말을 한 뒤 재확인합니다. (※ 재확인하는 일은 상대방에게 실례되는 일이 아닙니다.)
    예) 실례지만, 전화하시는 곳이 어디십니까~

    메모 준비가 되어 있지 않으면 메모 준비를 한 후 꼭 내용을 상대방과 확인합니다.
    예) 죄송합니다. 메모 좀 하면서 듣고 싶은데, 잠시만 기다려주세요.
       (메모 준비 완료 후) 네, 말씀해 주십시오.
       (메모한 후) 제가 메모한 내용을 읽어 볼테니 확인 부탁드립니다.
  3. 전화를 받을 사람이 통화 중일 때 / 부재중일 때
    예) (통화 중일 때) 과장님은 지금 통화 중이신데, 메모 남겨 드릴까요?
       (부재중일 때) 부장님께서 지금 자리에 안 계신데, 메모 남겨 드릴까요?

    상대방을 위해서 구체적인 정보를 더 알려 주는 것도 좋습니다. (일을 잘한다는 인상을 줍니다.)
    예) 부장님께서 지금 외부에 계신데, 아마 오후 2시면 돌아오실 겁니다. 제가 돌아오시는 대로 전화 드리라고 메모 남겨 두겠습니다.
    예) 팀장님이 오늘은 좀 늦게 복귀하실 것 같은데, 혹시 많이 급하신가요? 많이 급하신 게 아니면 메일로 현재까지의 상황을 공유해 주시면 어떠신지요?
  4. 전화를 끊을 때는 인사말 후 상대방이 전화를 끊으면 나도 끊습니다.
    예) 감사합니다. 좋은 하루 되세요. (인사 후 서로 끊을 때까지 기다리는 상황이 생기면) 먼저 끊으셔도 괜찮습니다.

전화 걸 때

  1. 자신의 소속과 이름을 먼저 밝힙니다.
    예) 안녕하세요. XX(회사) 회계팀 XXX입니다.
  2. 용건을 간결하게 알립니다.
    예) 오늘 미팅 관련한 일인데요, 실례지만 김XX 차장님(께서) 자리에 계신지요?
  3. 전화 상대가 부재중일 경우에는 메모를 남겨 둡니다.
    예) 바쁘신데 실례합니다. OO(회사) OOO가 지난번 미팅 건으로 전화했었다고 메모 남겨주시면 감사하겠습니다.
  4. 만일 상대방의 통화음이 잘 들리지 않을 때에는 서슴치 말고 그 사정을 알립니다. 대화 내용을 잘 알아듣지 못하고 여러 번 묻는 것 보다는 실례가 되지 않습니다.
    예) 실례지만, 전화가 잘 안 들립니다만…
       전화 연결에 문제가 있는 것 같은데 제가 끊었다가 다시 전화 드리겠습니다. 

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